ASAP - Office Manager (m/f/d) 100%

- Befristeter Einsatz für 4 Monate - 100 % vor Ort Firmenprofil Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen im Bereich Financial Services mit Sitz in Zug, suchen wir einen erfahrenen Office Manager (m/w/d). Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeitende in mehreren europäischen Standorten und legt grossen Wert auf Professionalität, Serviceorientierung und eine effiziente Büroorganisation. Stellenbeschreibung - Verantwortung für das tägliche Office Management und die effiziente Organisation administrativer Abläufe - Koordination von Büroinfrastruktur, Facility-Themen, Arbeitsplatzmanagement sowie externen Dienstleistern - Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und externe Servicepartner - Organisation von internen Meetings, Workshops, Management-Besuchen und Firmenevents - Administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams - Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik - Verwaltung von Büromaterial, Catering und Ausstattung inklusive Bestellwesen und Lagerbestand - Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierungsprozessen - Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen HR-Prozessen - Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern - Kontinuierliche Optimierung von Office-Prozessen und administrativen Abläufen - Sicherstellung eines professionellen und einladenden Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Gäste Anforderungsprofil - Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in einer administrativen Funktion oder als Executive Assistant - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise - Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen - Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie professionelles und diskretes Auftreten - Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität - Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten - Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams) - Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil Sonstige Informationen - Abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenverantwortung - Breites Aufgabenspektrum und viel Gestaltungsspielraum - Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern - Dynamisches und professionelles Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Zug